I documenti formatisi all'estero possono esser utilizzati nel nostro territorio solo nel caso in cui abbiano superato i passaggi obbligati per la loro validazione.
Non tutti i documenti hanno lo stesso trattamento, però. A seconda del Paese di provenienza o della tipologia di atto, sarà sottoposto ad una diversa modalità di validazione.

La traduzione
Se il documento formatosi all'estero è in lingua straniera, ai fini della sua validità, deve esser “legalmente” tradotto.
Ciò significa che le traduzioni devono recare la dichiarazione di conformità all'originale tradotto, ossia recare il timbro “per traduzione conforme”.
Tale dichiarazione può esser apposta direttamente dai traduttori ufficiali (la cui firma sarà poi legalizzata dall'ufficio consolare) nei soli paesi in cui esiste la figura giuridica di traduttore.
Nei paesi nei quali tale figura non è prevista dall’ordinamento locale, la certificazione di conformità sarà invece apposta dall’ufficio consolare.
Un'eccezione all'obbligo di traduzione è previsto nel caso di utilizzo della modulistica plurilingue nell'ambito della Convenzione di Vienna del 8 Settembre 1976, ratificata dall’Italia con legge 21 dicembre 1978, n. 870, per il rilascio di estratti destinati a provare la data e il luogo di nascita, il matrimonio e la morte.

La legalizzazione
Ogni documento straniero che si vuol far valere sul nostro territorio, (salve le eccezioni che riguardano i Paesi firmatari di specifici accordi internazionali), deve essere, oltre che tradotto nei modi di cui sopra, legalizzato.
La legalizzazione è quel procedimento che attesta che il documento straniero si è formato secondo le legali procedure del luogo di provenienza, rilasciato dalle competenti autorità locali e nel rispetto della relativa legislazione.
La legalizzazione consiste nell’apposizione di un timbro, sull’originale dell’atto da legalizzare, che attesta ufficialmente la qualifica legale del pubblico ufficiale che ha firmato l’atto e l’autenticità della sua firma.?
Nella legalizzazione viene indicato il nome e il cognome del firmatario dell'atto, la cui firma va legalizzata.
Il pubblico ufficiale legalizzante deve indicare la data e il luogo della legalizzazione, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita e apporre la propria firma per esteso e il timbro dell'ufficio.
Se il documento da legalizzare è straniero la legalizzazione compete alle autorità consolari italiane. Viceversa, se un documento formatosi in Italia è destinato a dispiegare gli effetti anche all'estero, la legalizzazione viene apposta dal Procuratore della Repubblica presso il Tribunale nella cui circoscrizione ha sede il notaio che riceve o autentica l'atto.

La apostille
Per snellire le procedure di legalizzazione, che comportano spese e tempi di burocrazia, in certi casi assai gravosi, alcuni Stati, tra cui l'Italia, hanno sottoscritto una Convenzione internazionale, all'Aja del 5 ottobre 1961 (ratificata dall'Italia nel 1966) che prevede la sostituzione della legalizzazione in favore di una procedura, detta di apposizione della apostille (postilla), meno complessa e più veloce. Essa consiste nell'apposizione di una formula (tassativamente indicata nella Convenzione) da parte di una Autorità straniera scelta dal Paese contraente e indicata nella Convenzione stessa. In altre parole, non è previsto l'intervento dell'autorità consolare che si trova nel paese di provenienza del documento. Documenti che viene validato direttamente dalla stessa autorità straniera, nei termini e modi previsti dall'accordo dell'Aja citato.
Detta procedura ha gli stessi scopi e la medesima funzione della legalizzazione. Concerne tutti gli atti pubblici e si applica, ovviamente, solo nei rapporti fra gli stati firmatari.

La Convenzione di Vienna dell'8 settembre 1976 (ratificata dall'Italia nel 1978)
Questo ulteriore accordo internazionale (firmato però da un numero esiguo di Stati) elimina del tutto le procedure di traduzione e legalizzazione. Effettua cioè l'estremo atto di reciproca fiducia fra Stati aderenti. Ciò purché siano predisposti sulla base della modulistica plurilingue prevista e allegata alla Convenzione. Gli atti così formatisi nell'ambito dei Paesi in questione, nascono già validi, almeno nei confronti degli Stati firmatari stessi.

La legalizzazione all'interno dell'Unione Europea
Al momento non esiste una normativa comunitaria generale dell'Unione che esenti dalla legalizzazione e traduzione dei documenti formatisi nei paesi membri. Esistono solo dei Regolamenti di applicazione settoriale che riguardano singole materie specifiche. Fa tuttavia parte dei propositi dell'Unione e prima o poi si arriverà anche a questo.